Regulamin monitoringu wizyjnego

1. Regulamin określa cel i zasady funkcjonowania systemu monitoringu wizyjnego w Zarządzie Zieleni Miejskiej w Elblągu (dalej: „ZZM“ lub „administrator”), miejsca instalacji kamer systemu na terenie jednostki, reguły instalacji i zapisu rejestracji oraz sposób ich zabezpieczenia, a także możliwości udostępniania zgromadzonych danych o zdarzeniach.

2. Funkcjonowanie monitoringu wizyjnego jest niezbędne ze względu na:

a) zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, w szczególności poprzez weryfikację przestrzegania ustalonego w zakładzie pracy sposobu poruszania się po jego terenie i terenie wokół zakładu pracy, przestrzegania przepisów BHP dotyczących prawidłowego i bezpiecznego wykonywania pracy, oceny stanu zabezpieczeń służących ochronie życia i zdrowia pracowników, jak również kontroli zasad dostępu do zakładu pracy ;
b) ochronę mienia, a mianowicie zabezpieczenie mienia należącego do pracodawcy przed uszkodzeniem, zniszczeniem czy kradzieżą, jak również wykrywania sprawców przestępstw w powyższym zakresie;

3. Podstawą funkcjonowania monitoringu wizyjnego w ZZM jest:

 a) art.22² Kodeksu pracy
 b) art. 5 i art.6 ust.1 pkt c i f Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchwalenia dyrektywy 95/46/WE.

4. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w systemie monitoringu wizyjnego jest Zarząd Zieleni Miejskiej w Elblągu, reprezentowany przez Dyrektora.

5.     Zarząd Zieleni Miejskiej w Elblągu, jako administrator danych osobowych wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych (IOD), z którym można kontaktować się pod adresem
        82-300 Elbląg ul. Krakusa 13-16 lub e-mailem: iod@zzm.elblag.pl.

1. Monitoring funkcjonuje całodobowo.

2. Okres przechowywania danych wynosi do 14 dni, a następnie dane ulegają automatycznemu usunięciu poprzez nadpisanie danych na urządzeniu rejestrującym obraz.

3. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności, gdy urządzenia monitoringu zarejestrowały zdarzenie związane z naruszeniem bezpieczeństwa osób i mienia, okres przechowywania danych może ulec wydłużeniu o czas niezbędny do zakończenia postępowania, którego przedmiotem jest zdarzenie zarejestrowane przez monitoring wizyjny.

4. System monitoringu wizyjnego składa się z : 
   1. czterech kamer rejestrujących zdarzenia na zewnątrz (teren ZZM wokół budynku biurowego przy ul. Krakusa 13-16), o rozdzielczości pozwalającej na identyfikację twarzy;
   2. czterech kamer rejestrujących zdarzenia na zewnątrz (teren Wydziału Produkcji Ogrodniczo-Szkółkarskiej i Zbytu Zarządu Zieleni Miejskiej  przy ul. Agatowej 50 w Gronowie Górnym), o rozdzielczości pozwalającej na identyfikację twarzy;
   3. urządzeń rejestrujących i zapisujących obraz na nośnikach fizycznych.
5. Obraz zarejestrowany w systemie monitoringu wizyjnego przechowywany jest na dysku serwerów.
    
6. Monitoring wizyjny nie jest połączony z możliwością bieżącego przekazywania lub rejestracji dźwięku pozwalających na słuchanie lub zapis prowadzonych rozmów. Rejestracji i zapisowi na nośnikach fizycznych podlega tylko obraz (wizja) z kamer systemu monitoringu.

7. Mogą występować nieznaczne różnice między czasem rzeczywistym, a czasem uwidocznionym na materiale z monitoringu, ponieważ system nie jest synchronizowany z zewnętrznym źródłem czasu.

8. Urządzenie rejestrujące jest zabezpieczone poprzez zastosowanie odpowiednich środków technicznych oraz organizacyjnych, w szczególności uniemożliwiających utratę danych lub ich bezprawne rozpowszechnianie, a także uniemożliwiające dostęp do danych osobom nieuprawnionym.

9. Pomieszczenie, w którym znajduje się urządzenie rejestrujące jest odpowiednio zabezpieczone.

10. Urządzenie rejestrujące jest zabezpieczone przed pożarem i zalaniem.

11. Elementy monitoringu wizyjnego w miarę konieczności i możliwości finansowych są udoskonalane, wymieniane, rozszerzane.

1. Infrastruktura jednostki, która jest objęta monitoringiem wizyjnym to teren zewnętrzny
   1. 1. 1) wokół budynku biurowego ZZM przy ul. Krakusa 13-16:
      2.               a) K1 – strona południowa – plac i garaże,
      3.                b)  K2 - strona zachodnia – parking, brama wjazdowa i wejście główne,
      4.               c) K3 – strona północna – portiernia, parking, warsztat,
      5.               d) K4 - strona południowo-wschodnia – płot i garaże,
      6. 2)  Wydziału Produkcji Ogrodniczo-Szkółkarskiej i Zbytu Zarządu Zieleni Miejskiej  przy ul. Agatowej 50 w Gronowie Górnym 
      7.               a) KS4 – brama wjazdowa 
      8.               b) KS3 – tunele foliowe 
      9.               c) KS2 – parking 
      10.               d) KS1 – ogrodzenia
2. Miejsca objęte monitoringiem wizyjnym oznakowane są tabliczkami informacyjnymi, których wzór stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.

3. Na tablicy ogłoszeń, przy wejściu głównym na teren jednostki oraz teren WPOSiZ, umieszcza się informację zawierającą obowiązek informacyjny, wynikający z art. 13 RODO*. Wzór tabliczki zawierającej obowiązek informacyjny wskazano w załączniku nr 2 do Regulaminu.

4. Obowiązek informacyjny względem osób, których dane osobowe mogą zostać utrwalone na monitoringu jest realizowany również za pośrednictwem strony internetowej placówki www.zzm.elblag.pl.

1. Osobą odpowiedzialną za zarządzanie systemem monitoringu wizyjnego oraz jego prawidłowe funkcjonowanie jest Dyrektor Zarządu Zieleni Miejskiej w Elblągu lub upoważniona przez niego osoba.

2. Dyrektor Zarządu Zieleni Miejskiej w Elblągu udziela i odbiera uprawnienia dostępu do monitoringu wizyjnego, a także zmienia ich zakres.

3. Dostęp do urządzeń wchodzących w skład systemu monitoringu wizyjnego, w tym wgląd do zapisów systemu monitoringu wizyjnego oraz danych osobowych w nim zarejestrowanych mają wyłącznie pracownicy ZZM, posiadający imienne upoważnienie Dyrektora Zarządu Zieleni Miejskiej w Elblągu. Administrator prowadzi Rejestr osób upoważnionych do dostępu do monitoringu wizyjnego i wglądu do nagrań, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu.

4. Osoby, które mają wgląd w obraz zarejestrowany przez monitoring wizyjny zobowiązane są do przestrzegania przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych.

5. Decyzję o serwisowaniu i konserwacji monitoringu podejmuje Dyrektor Zarządu Zieleni Miejskiej w Elblągu.

6. Osobami odpowiedzialnymi za serwisowanie i konserwację systemu monitoringu wizyjnego są pracownicy ZZM, posiadający imienne upoważnienie Dyrektora Zarządu Zieleni Miejskiej w Elblągu.

7. Pracownicy, którzy uzyskują upoważnienie, o którym mowa w ust. 3 i ust. 6, odbywają szkolenie w zakresie zasad obsługi systemu monitoringu, które przeprowadza informatyk.

1. Dopuszczalne jest, aby obsługa systemu monitoringu wizyjnego (dostęp, serwisowanie i konserwacja) została zlecona podmiotowi zewnętrznemu. Decyzję o zleceniu obsługi podmiotowi zewnętrznemu podejmuje Dyrektor Zarządu Zieleni Miejskiej w Elblągu.

2. Dyrektor ZZM lub upoważniony przez niego pracownik, nadzoruje sposób obsługi systemu monitoringu wizyjnego przez podmiot zewnętrzny, o którym mowa w ust. 1.

3. W przypadku, gdy obsługa, o której mowa w ust. 1 obejmuje przetwarzanie danych osobowych w imieniu administratora, zawierana jest umowa powierzenia danych osobowych, zgodnie z zasadami określonymi w art. 28 RODO*.

1. Udostępnienie danych zapisanych w systemie monitoringu wizyjnego osobom  i podmiotom zewnętrznym możliwe jest wyłącznie na ich pisemny wniosek.  Dyrektor Zarządu Zieleni Miejskiej w Elblągu może żądać od wnioskodawcy dodatkowych informacji, które uzna za niezbędne dla potrzeb rozpatrzenia wniosku, a w przypadku jego pozytywnego zaopiniowania określenia czasu przechowania nagrania zdarzenia objętego wnioskiem.

2. Zapis monitoringu udostępnia się wyłącznie po potwierdzeniu tożsamości osoby wnioskującej lub ustaleniu podmiotu, który występuje o udostępnienie danych.

3. Zapis z systemu monitoringu może być udostępniony uprawnionym organom w zakresie prowadzonych przez nie czynności prawnych, np. policji, sądom, prokuraturze.

4. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, administrator zabezpiecza nagranie bądź jego fragment, a termin przechowywania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Osoba zainteresowana zabezpieczeniem danych z monitoringu na potrzeby przyszłego postępowania może zwrócić się pisemnie do Dyrektora ZZM z prośbą o ich zabezpieczenie przed usunięciem po upływie ich standardowego okresu przechowywania. Wniosek należy złożyć w sekretariacie ZZM w terminie do dwóch dni, licząc od dnia, w którym zdarzenie mogło zostać zarejestrowane przez monitoring wizyjny. Prawidłowo złożony wniosek powinien zawierać dokładną datę i miejsce, na terenie posesji administratora oraz przybliżony czas zdarzenia.

5. O udostępnienie nagrania może zwrócić się także osoba, której dane dotyczą (tj. osoba zarejestrowana przez system monitoringu), na podstawie prawa dostępu do danych oraz uzyskania kopii danych osobowych, zgodnie z art. 15 RODO*. Przykładowy wzór wniosku o udostępnienie nagrania stanowi załącznik nr 4 do Regulaminu. W przypadku dzieci uprawnienie to realizują przedstawiciele ustawowi (rodzice/opiekunowie prawni). Przed udostępnieniem nagrania administrator weryfikuje czy osoba wnioskująca (lub dziecko w imieniu którego wnioskuje przedstawiciel ustawowy) faktycznie się na nim znajduje. Prawo do uzyskania kopii nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych. Wizerunki osób innych niż wnioskujący, utrwalonych na udostępnianym nagraniu, mogą podlegać anonimizacji.

6. Osoba upoważniona sporządza kopię nagrania z monitoringu wizyjnego za okres, którego dotyczy wniosek osoby zainteresowanej oraz oznacza ją w sposób trwały następującymi danymi: 

•  numer porządkowy kopii,
• okres, którego dotyczy nagranie,
• źródło danych, np. kamera K1,
• data wykonania kopii,
• dane osoby, która sporządziła kopię.
• Kopia przechowywana jest przez administratora w zamkniętym i specjalnie do tego przystosowanym miejscu (szafa pancerna w pokoju nr 10).

8. Kopia nagrania podlega zaewidencjonowaniu w Rejestrze kopii z monitoringu wizyjnego (wzór stanowi załącznik nr 5 do Regulaminu). Rejestr zawiera następujące informacje:

• numer porządkowy kopii,
• okres, którego dotyczy nagranie,
• źródło danych, np.: kamera K1,
• data wykonania kopii,
• dane osoby, która sporządziła kopię,
• informację o udostępnieniu lub zniszczeniu kopii,
• czytelny podpis osoby, która sporządziła kopię.

9. Okoliczność przekazania kopii nagrania osobie wnioskującej potwierdzane jest za pomocą Protokołu przekazania na nośniku elektronicznym danych z systemu monitoringu, którego wzór stanowi załącznik nr 6 Regulaminu.

10. Okoliczność udostępnienia danych zapisanych w systemie monitoringu wizyjnego podlega zaewidencjonowaniu w Rejestrze udostępnionych nagrań z monitoringu wizyjnego (wzór stanowi załącznik nr 7 do Regulaminu). Rejestr zawiera następujące informacje:

• data i czas nagrania, które jest udostępniane,
• lokalizacja kamery, z której udostępniono nagranie,
• imię i nazwisko osoby lub nazwa podmiotu, któremu udostępniono nagranie,
• data wniosku osoby lub podmiotu, której udostępniono nagranie,
• data udostępnienia przez ZZM,
• czytelny podpis osoby, która udostępniła nagranie.

1. Zapoznanie się przez pracowników z niniejszym dokumentem nastąpiło poprzez wywieszenie go na tablicach ogłoszeń i pisemne potwierdzenie przyjęcia do wiadomości i stosowania tych zapisów,  i tym samym spełnia wymogi poinformowania ich o stosowaniu systemu monitoringu w Zarządzie Zieleni Miejskiej w Elblągu.
2. Pracownik ds. kadr zaznajamia z treścią regulaminu każdego pracownika przed dopuszczeniem go do pracy.

* Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (4.5.2016 L 119/ 38 Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej PL).